Trộn thư (mail merge) là gì? Bạn đã bao giờ phải viết thư mời tới tất cả các khách hàng cho công ty? Bạn đã phải viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty chưa? Bạn sẽ ngồi viết từng phiếu cho mỗi khách hàng, nhân viên hay bạn sẽ làm thế nào?
Hãy xem 2 hình bên dưới đây
Cách trộn thư trong word 2007 – Hình 1
Lưu ý:
Vị trí (1) – hiển thị giới tính của khách hàng.
Vị trí (2) – hiển thị tên khách hàng, vị trí (3) – hiển thị chức vụ của khách hàng.
Cách trộn thư trong word 2007 – Hình 2
Bây giờ tôi sẽ tạo ra 5 phiếu giấy mời tương ứng với 5 khách hàng liệt trên trong file excel ở hình 2, với mẫu giấy mời như file word ở hình 1.
Bước 1: Vào chế độ trộn mail bằng cách
1. Mở file doc – chính là file mẫu giấy mời
2. Nhìn lên thanh công cụ của microsoft word chọn tab Mailings
3. Nhắp chọn Start Mail Merge
4. Nhắp chọn Letters
Bước 2: Chọn file dữ liệu chứa danh sách các khách hàng
1. Nhắp chọn Select Recipients (gần bên cạnh Start Mail Merge)
2. Nhắp chọn Use Existing List…
3. Một cửa sổ hiển thị ra (hình 3) nhắc bạn tìm đến file excel chứa danh sách khách hàng (file ở hình 2)
4. Chọn sheet chứa danh sách khách hàng rồi nhấn OK
Cách trộn thư trong word 2007 – Hình 3
Bước 3: Chèn các trường Giới tính, Họ tên, Chức vụ vào các vị trí (1) (2) và (3)
1. Đưa trỏ chuột tơi vị trí (1), nhìn lên thanh công cụ của microsoft word nhắp chọn Insert Merge Field -> Giới tính
2. Đưa trỏ chuột tơi vị trí (2), nhìn lên thanh công cụ của microsoft word nhắp chọn Insert Merge Field -> Họ tên
Làm tương tự cho trường Chức vụ,
Nếu bạn nhìn thấy văn bản như hình 4 thì bạn đã trộn thành công.
Cách trộn thư trong word 2007 – Hình 4
Bước cuối cùng: Tạo ra tất cả giấy mời tương ứng cho tất cả khách hàng
1. Chọn Finish & Merge
2. Chọn Edit Individual Documents…
Theo mrhoai.com
